Archive for the ‘Zeitmanagement’ category

Sachen schaffen trotz Internet – Tipps gegen Internetsucht

September 15th, 2011

Das Internet schlägt viele von uns in seinen Bann. Dies ist eine Tatsache – unabhängig von der Diskussion über Sinn oder Unsinn des Internet an sich, denn in Schule, Ausbildung und Beruf, aber auch im Privaten zur Erledigung von Formalitäten, für Information und Kommunikation, kommt man kaum, und in Zukunft immer weniger, um das Internet herum.

Was aber, wenn man zu sehr hineingezogen wird, wenn man nicht mehr ausschalten kann, wenn aus ein paar Minuten, um mal eben etwas zu erledigen, ein paar Stunden werden? Wenn man sich fragen muss, ob man der Onlinesucht erlegen ist? Gibt es unüberwindliches Verlangen, durchs Internet zu streifen, und vernachlässigt man dabei andere Dinge, die wichtig sind? Der Psychologe Rolf Merkle hat einen Online-Test erstellt, mit dem man anhand von 20 Fragen eine erste grobe Einschätzung erhält, wie süchtig man ist. Vermutlich wird man aber schon selbst zu der Erkenntnis gelangt sein, wenn zu oft Dinge unerledigt bleiben, wenn zu viele Stunden verloren gingen, wenn man die Flut aus dem Netz nicht recht eindämmen kann.

Wer davon überwältigt ist und wieder ein Stück seiner produktiven Zeit zurückgewinnen will, kann möglicherweise mit der richtigen Motivation Einiges erreichen. Dafür hier 4 Tipps, die helfen, Sachen zu schaffen:


Tipp 1
- die 15-Minuten-Regel:
- Man sucht sich eine Aufgabe von seiner Liste der unerledigten Dinge.
- Man setzt sich eine feste Zeit, in der man konzentriert an dieser Aufgabe arbeitet – z.B. 15 Minuten.
- Man arbeitet konzentriert an der Sache.
- Nach Ablauf der Zeit macht man eine kurze Pause.
Resultat: Man schafft Schritt für Schritt zu erledigende Dinge, und mit jedem Schritt bekommt man ein gutes Gefühl – im direkten Gegensatz zu 15 Minuten verlorener Zeit durch zielloses Internetsurfen.

Tipp 2 – Konkrete Aktionen und Ziele statt Aufgaben formulieren
- Wer eine lange To-Do-Liste hat, verliert leicht das Ziel aus den Augen.
- Es ist sehr hilfreich, konkrete Ziele und Resultate zu formulieren: “Ich werde heute Abend die Steuererklärung gemacht haben”, “ich werde Montag den Artikel einreichen” usw.
- Nicht alle Aufgaben lassen sich so motivationspsychologisch umschreiben, insbesondere Detailschritte zur Erreichung eines größeren Ziels nicht. Dann formuliert man Aufgaben, aber möglichst mit dem betreffenden Verb, das die auszuführende Aktion beschreibt: “Update installieren”, “Gebühr überweisen”, usw.

Tipp 3 – Ziele visualisieren
- Ein Klassiker der Motivationstechnik: stellen Sie sich vor, Sie haben die Aufgabe erledigt. Wer angestrebte Ziele visualisiert, erhält einen guten Motivationskick, mit der Sache anzufangen, und bei der Sache zu bleiben.

Tipp 4 – Ziele in Frageform formulieren
- Eine psychologische Studie hat herausgefunden, dass Probanden, die ihre Ziele in Frageform formulierten, insgesamt mehr von dem erledigten, was sie sich vorgenommen hatten. “Werde ich heute Abend den Antrag fertighaben?”, “Werde ich heute die beiden lästigen Telefonate führen?”
- Ein wenig scheint dieser Tipp den Ausführungen in Tipp 4 zu widersprechen. Ich bin mir nicht sicher, was bessere Resultate produziert. Wer Interesse hat, kann Tipp 4 ja mal ausprobieren.

Und schließlich noch eine Binsenweisheit – was ja nicht immer das Schlechteste ist: einfach mal rausgehen, den Computer und das Handy auslassen oder ignorieren, Kino, Treffen mit Freunden, Zeit mit der Familie, Sport oder was immer ansteht, genießen – und die Akkus werden wieder ein Stück aufgeladen.

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Stress lass nach! Das Leben vereinfachen

February 7th, 2010

Als “Digital Native”, der beinahe täglich eine Flut von Informationen aus dem Internet aufnimmt und verarbeitet, der immer mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet und im sogenannten richtigen Leben (ich trenne die “virtuelle” und die “reale” Arbeit schon lange nicht mehr; das tut ein Journalist, ein Lokführer oder ein Kundenberater ja auch nicht) – also der auch im privaten Alltag als Vater, Freund, Hausbewohner, Autobesitzer und so weiter eine Unmenge Dinge immer wieder neu zu erledigen hat, verliert man schon mal den Überblick. Schlimmer noch, manchmal hat man regelrecht das Gefühl, unterzugehen.

Seit einem Jahr versuche ich zielgerichtet, mein Leben zu entrümpeln, Aufgaben zu vereinfachen, Kram loszuwerden und vor allem, Stress und Unzufriedenheit über den Moloch “Pflichten” abzubauen. Kein Projekt für einen Tag! Was sich in 20 Jahren an Gerümpel ansammelt, und welche Gewohnheiten sich eingeschlichen haben, die das Wirrwarr beständig vergrößern, macht das Vereinfachungsprojekt zu einer Großtat. Jedenfalls bei mir, der sich nur zu gern von neuen Ideen, Informationen und Gelegenheiten ablenken lässt. Folglich habe ich mir vorgenommen: “Keinen Stress mit dem Stressabbau – aber bleib am Ball! Geh einfach Schritt für Schritt vor.”
Hier nun die acht Regeln, die ich im Großen und Ganzen bei meinem Schritt-für-Schritt-Projekt anwende – nicht dauernd, und natürlich erst recht nicht alles gleichzeitig. Ich versuche immer wieder, mich daran zu erinnern, eine Regel auszuwählen, bei der ein kleiner Erfolg in überrschaubarer Zeit möglich ist, und einfach loszulegen:

1. Information Overflow reduzieren
E-Mail, Internet, Fernsehen, Zeitung – ein ständiges Bombardement mit Nachrichten und Unterhaltung. Hat man erst mal nur einen Blick riskiert, vermehrt sich auf wundersame Weise das Angebot, dass hinter dem nächsten Link oder einem weiteren Kanal wartet. So rinnt einem schnell die Zeit durch die Finger, während man sich einen neuen Haufen an Informationen ins Gehirn lädt. Die Aufmerksamkeit zerfasert. Die Masse macht’s: ab einem bestimmten Grad ist die ruhige Konzentration auf die wichtigsten Prioritäten dahin. Darum: die Zeit für diese Medien kontrollieren – und ab und zu einfach mal Schluss machen. Die Kiste abstellen. Man kann sowieso nicht alles weglesen oder -sehen. Genauso wichtig: der Zeit, in der man andere Aufgaben wahrnimmt (Haushalt ist so ein Ding) oder sich entspannt, besondere Aufmerksamkeit widmen.

2. Den Zeitpunkt zum Schlafengehen nicht verpassen
Mal abgesehen davon, dass Schlafexperten sowieso dazu raten, vor dem Schlafen nicht mehr am Computer oder vorm Fernseher zu sitzen (was ich kaum einhalte), ist es oft schwer, ein Ende zu finden, wenn man in dem Moment keine Verpflichtungen hat. Und schnell hat man sein Limit überzogen, schläft zu wenig, schläft vielleicht schlecht, am nächsten Tag das gleiche Spiel usw. Da bauen sich gehörige Defizite auf, die an die Substanz gehen. Versucht man dagegen, regelmäßige Schlafzeiten einzuhalten, steigt die Erholung, und das schlechte Gewissen hat einen Anklagepunkt weniger.

3. Zeug wegschmeissen und nicht unnötiges neues Zeug anschaffen
Ein Zen-Klassiker, schlicht und wahr. Der Ballast, den wir mit uns rumschleppen, macht es in der Gesamtheit nun wirklich nicht einfacher. Außerdem liegt er überall im Weg, staubt voll, veraltet und verliert an Wert, und was man sucht wird nicht gefunden. Weniger ist mehr! Es kostet anfangs viel Überwindung, Bücher, Kleidung, Geschirr, Zettel (aber auch Software, Links, Dateien) loszuwerden. Menschen, die nicht zur Radikalkur neigen, müssen diesen Kampf einfach nur entspannt aufnehmen, immer wieder aufs Neue: mal hier eine Ecke entrümpeln, mal jene Schublade kontrollieren, das eine oder andere Buch verschenken, verkaufen oder ins Altpapier befördern.

4. To-Do: eine Aufgabenliste führen
Wichtige Aufgaben aufschreiben – was man schwarz auf weiß hat, belastet den Kopf nicht. Zwar kann man aus dem Management von Aufgaben eine Wissenschaft machen, wie die zahllosen Ratgeber zu diesem Thema belegen. Aber ich habe es über Jahre nicht geschafft, die notwendige Disziplin aufzubringen, so ein anspruchsvolles Management durchzuhalten. Stattdessen führe ich eine Liste in einer Textdatei, in der alle wichtigen Aufgaben enthalten sind – grob nach Sachbereichen geordnet. Daraus schreibe ich mir auf einen kleinen Zettel die Punkte, die ich aktuell, also heute, spätestens morgen, erledigen will. Die Aufgaben, die neu dazukommen, werden entweder auf dem kleinen Zettel mit abgearbeitet, oder kommen in die große Liste.

5. Wunschliste führen
Für Wünsche und notwendige Anschaffungen eignet sich ebenfalls eine Liste, die man abspeichern und bearbeiten kann. Dabei hilft Regel Nummer 3 ungemein, diese Liste überschaubar zu halten.

6. Kein Multitasking. Konzentrier dich auf eine Sache
Multitasking funktioniert nicht beim Menschen, weder bei Frauen, noch bei Männern. Immer nur eine Sache zur Zeit machen! Das reduziert die mentale Belastung und führt zu konkreten Ergebnissen. Da die Aufgaben, die momentan nicht berabeitet werden, auf der Liste stehen (Regel 4), kann man sich beruhigt auf das konzentrieren, was man gerade macht.

7. Entspannen
Es ist wichtig für die mentale Gesundheit und ein gutes Gefühl, Phasen der Ruhe und Entspannung einzuhalten. Computerspiele, Internet und ähnliche Beschäftigungen zählen nicht, auch wenn sie ebenfalls ihren Platz haben – das gehört aber in die Abteilung Unterhaltung, Ablenkung usw.
Wie man Ruhe genießt und sich entspannt, ist individuell verschieden. Eine meditative Möglichkeit für Erwachsene, ohne Hokuspokus und Esoterik, stellt die Progressive Muskelentspannung dar. (Eine gute Anleitungs-CD gibt es beispielsweise vom PAL-Verlag für ca. 11 Euro: Tiefenentspannung nach Jacobson.) Die Methode ist einfach und leicht durchzuführen – nach einer Viertelstunde fühlt man sich entspannt, allein schon, weil man Geist und Körper in dieser Zeit vom Stress befreit hat.

8. Mach dir bewusst, was du geschafft hast
Arbeit ohne Ende – der Mythos von Sisyphos. Um mentale Kraft zu tanken ist es gut, sich zu vergegenwärtigen, was man bislang geschafft hat. Ob Eltern, Programmierer, Lehrer, Manager, usw. – leicht ist man in der Situation, dass man sich von der Masse der Verpflichtungen erdrückt fühlt. Natürlich wäre es gut, wenn man Überlastung vermeiden kann. Aber auf gar keinen Fall darf das Selbstvertrauen darunter leiden, dass man den Eindruck hat, dass man nichts schafft. Das Gegenteil ist der Fall. Man rackert sich von morgens bis abends ab – es ist gut, wenn man jeden Tag zwischendurch mal zurückblickt und sich auf die Schulter dafür klopft, was man heute schon wieder alles getan hat. Das stärkt das Selbstvertrauen. Gerade in stressigen Situationen muss man die eigene Leistung ins rechte Licht rücken – die ist nämlich beachtlich!

Vereinfachung – “Entrümpelung” – hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und vor allem, dabei nicht psychisch in die Knie zu gehen. Man muss Ballast loswerden, Schritt für Schritt vorgehen und statt sich mit Multitasking und Selbstvorwürfen zu zermürben, muss man auch Gelegenheiten schaffen, die Seele baumeln zu lassen und seine eigenen Leistungen positiv zu sehen. Das ist viel gesünder, macht zufriedener und vielleicht sogar – als Nebeneffekt, der aber nicht im Mittelpunkt steht – ein bisschen effizienter.

Wie man nicht in E-Mails untergeht

July 26th, 2007

Das Problem dürfte allgemein bekannt sein: Schick war E-Mail mal vor ein paar Jahren. Längst ist sie ein tägliches Übel, jedenfalls für die, die soviele neue Mails in die Inbox bekommen, dass sie einen Teil davon einfach irgendwie vernachlässigen oder ganz ignorieren müssen. Und wenn man abwartet und sich die unbearbeiteten Aufgaben im Posteingang immer mehr anhäufen, wird alles nur noch schlimmer. Hunderte oder tausende Mails in der Inbox sind keine Seltenheit beim elektronisch geplagten Durchschnittszeitgenossen. Es muss also etwas geschehen. Sagt auch Merlin Mann von 43folders auf dem Google Tech Talk vor ein paar Tagen. Die Folien aus dem Vortrag kann man sich hier anschauen. Die Hauptbotschaft ist wohl, sich bei jeder einzelnen Mail zu entscheiden, wie man in seiner begrenzten Zeit mit ihr umgeht: löschen, weiterleiten, beantworten, eine Aufgabe erfüllen … Wenn das mal so einfach wäre!

Aber vielleicht zieht man ja Motivation für einen neuen Versuch, Ordnung in das Chaos zu bekommen, aus der Aufzeichnung des Vortrages:

[via agenturblog]